WhatsApp in plemeo.ai nutzen

Sobald deine WhatsApp-Nummer angebunden ist – entweder per Quick Connect oder den erweiterten manuellen Pfad – erscheint WhatsApp in der Seitennavigation. Diese Seite erklärt, wie du dort Nachrichten sendest und empfängst, KI-Antworten entwirfst, Kontextdateien anhängst und neue Konversationen startest.

Aufbau der Seite

Die WhatsApp-Seite besteht aus drei Arbeitsbereichen:

Bereich	Funktion
Konversationsliste (links)	Alle sichtbaren Chats für die verbundene Nummer, sortiert nach letzter Nachricht. Jede Zeile zeigt die Kundennummer, eine Vorschau der letzten Nachricht und einen Zeitstempel. Mit dem Archiv-Symbol kannst du eine Konversation ausblenden; sie kommt zurück, sobald du New Chat mit derselben Nummer startest.
Chatbereich (rechts)	Die ausgewählte Konversation. Eingehende und ausgehende Nachrichten erscheinen als Sprechblasen, gruppiert nach Datum. KI-Vorschläge werden inline auf der Outbound-Seite angezeigt mit den Buttons Neu generieren, Bearbeiten und Senden.
Eingabefeld (unten)	Der Nachrichten-Editor. Buttons für KI-Antwortentwurf, WhatsApp-Datei anhängen, Sprachassistent und ein großer grüner Senden-Button rechts. Der gestrichelte Bereich links nimmt Kontext-Dateien für die KI auf (nicht an WhatsApp gesendet).

Über das Hilfe-Symbol neben der Überschrift startest du eine geführte Tour, die neuen Nutzern die Bereiche erklärt.

Nachrichten lesen

• Klicke eine Zeile in der Konversationsliste an, um den Chat rechts zu öffnen.
• Neue eingehende Nachrichten erscheinen automatisch – die Seite pollt im Hintergrund alle paar Sekunden, solange der Tab sichtbar ist.
• Jede Sprechblase zeigt die Uhrzeit. Bei eingehenden Nachrichten steht oben zusätzlich die Absendernummer.
• Eingehende Dokumente und Bilder werden inline dargestellt; bei Dokumenten siehst du einen Download-Link und – für Dateien, die du behalten willst – einen Save-Button, der die Datei in deine plemeo.ai-Dokumente hochlädt.

Eine normale Nachricht senden

1. Klicke in die Konversation.
2. Tippe in den Editor unten und klicke den grünen Senden-Button (oder drücke Enter im Textfeld).
3. Optional eine Datei über den Büroklammer-Button neben Senden anhängen. Die WhatsApp Cloud API unterstützt gängige Dokument- und Bildtypen (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, PNG, JPG, GIF). Die Datei wird zuerst zu Meta hochgeladen; ein Spinner zeigt den Fortschritt.
4. Die neue Nachricht erscheint sofort im Chat (optimistic update) und wird zu einer echten Nachricht, sobald Meta sie bestätigt.

24-Stunden-Regel

WhatsApp erlaubt freie Nachrichten nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Antwort des Kunden. Danach sperrt der Editor und du musst ein vorab genehmigtes Template senden – siehe Außerhalb des 24-Stunden-Fensters senden weiter unten.

KI-Antwort entwerfen

Es gibt zwei Stellen, an denen du eine KI-Antwort für die aktive Konversation generieren kannst:

• Stift-Symbol neben einer eingehenden Nachricht – erzeugt eine kontextbezogene Antwort genau auf diese Nachricht. Der Entwurf erscheint als Outbound-Sprechblase mit drei Steuerungen:
  • Neu generieren – mit demselben Prompt erneut versuchen.
  • Bearbeiten – Entwurf in den Editor kopieren und anpassen.
  • Senden – Entwurf direkt senden.
• Stift-Button in der Editor-Toolbar – generiert eine Antwort basierend auf dem aktuellen Inhalt des Textfelds plus den Kontext-Dateien der Konversation.

Der Entwurf nutzt das aktive KI-Modell deiner Organisation. Alle Kontext-Dateien, die du an dieser Konversation hinterlegt hast (siehe unten), werden im Prompt als Referenz beigefügt.

Kontext-Dateien für die KI anhängen (nicht an WhatsApp)

Der gestrichelte Upload-Bereich links im Editor unterscheidet sich von der Büroklammer rechts. Dateien hier:

• werden nur als KI-Kontext für die aktive Konversation gespeichert.
• werden nie an den Kunden gesendet. Sie geben der KI lediglich mehr Material für ihre Antworten.

Mit dem Mülleimer-/X-Symbol neben einer Datei entfernst du sie aus dem Kontext. Erlaubte Typen: .txt, .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .pptx.

Spracheingabe

Der Mikrofon-Button in der Toolbar startet und stoppt die Audioaufnahme. Beim Stoppen transkribiert plemeo.ai die Aufnahme und setzt das Ergebnis in den Editor, sodass du es prüfen und senden kannst. Browser-Berechtigung für das Mikrofon ist erforderlich.

Eine neue Konversation starten

1. Klicke oben rechts auf New Chat.
2. Trage die Telefonnummer des Kunden mit Ländervorwahl, ohne Leerzeichen ein (z. B. 491234567890).
3. Klicke Start Chat.

Wenn eine Konversation mit dieser Nummer bereits existiert (auch ausgeblendete/archivierte), wird sie eingeblendet und geöffnet. Sonst legt plemeo.ai eine leere Konversation an.

Außerhalb des 24-Stunden-Fensters

Eine ganz neue Outbound-Konversation ist per Definition außerhalb des 24-Stunden-Fensters – der Editor wechselt direkt in den Template-Modus (siehe unten). Freie Nachrichten sind erst möglich, sobald der Kunde auf dein Template antwortet.

Außerhalb des 24-Stunden-Fensters senden – Templates

Sobald die letzte Aktivität im Chat älter als 24 Stunden ist, zeigt der Editor einen gelben Hinweis ("Du kannst nur genehmigte Templates senden") und ein Dropdown Select Template.

1. Wähle eines deiner genehmigten Templates aus dem Dropdown.
2. Fülle die Variableneingaben (1, 2, …) darunter aus.
3. Klicke den grünen Senden-Button.

Das Template wird in der Sprache gesendet, in der du es erstellt hast. Sobald der Kunde antwortet, öffnet sich das 24-Stunden-Fenster wieder und der reguläre Editor kommt automatisch zurück.

Siehe Templates, wie du neue Templates erstellst und einreichst.

Eine Konversation ausblenden (archivieren)

Klicke das Archiv-Symbol am rechten Rand einer Zeile, um die Konversation aus der Liste zu entfernen. Ausgeblendete Konversationen werden nicht gelöscht – mit New Chat auf dieselbe Nummer holst du sie zurück und sie wird automatisch ausgewählt.

Fehlerbehebung

Symptom	Wahrscheinliche Ursache	Lösung
Seite zeigt „WhatsApp is not configured" mit einem Configure WhatsApp-Button	Dein Nutzer hat keine aktive WhatsApp-Konfiguration	Configure WhatsApp klicken, um die Apps-Modal zu öffnen und eine Nummer zu verbinden – siehe Quick Connect.
Editor ist gesperrt mit gelbem Template-Hinweis	Letzte Nachricht im Chat ist älter als 24 Stunden	Ein Template senden – sobald der Kunde antwortet, kommt der reguläre Editor zurück.
„Failed to send message" beim Senden	Häufig empfängerseitig (Nummer nicht auf WhatsApp, hat dich blockiert, Netzwerk) oder abgelaufenes Access-Token (nur manueller Pfad)	Erneut versuchen. Bei wiederholtem Auftreten WABA im Meta Business Manager und Tokens prüfen. Quick-Connect-Nutzer löst das meist mit einem schnellen Disconnect / Reconnect.
KI-Antwort-Button ist deaktiviert	Eine Antwort wird gerade generiert, ein Audio wird transkribiert oder deine Org hat kein aktives KI-Modell	Auf den Spinner warten oder unter Einstellungen → KI-Modelle ein aktives KI-Modell setzen.
Mikrofon-Button reagiert nicht	Browser hat den Mikrofonzugriff für die Seite blockiert	In den Browser-Einstellungen Mikrofonzugriff erlauben und neu laden.
Save-Button bei eingehendem Dokument fehlt	Nachricht ist ausgehend oder Dokument noch nicht vollständig geladen	Auf den Download warten; Save erscheint nur bei eingehenden Dokumenten, die du in plemeo.ai übernehmen willst.

Wie geht es weiter?

• Templates – Templates anlegen und verwalten.
• Quick Connect – eine weitere Telefonnummer verbinden.
• Zur Übersicht – WhatsApp-Setup-Übersicht.